Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Leistungen, die die Powerprozesse GmbH (nachfolgend „Anbieter") dem Kunden im Rahmen der SaaS-Plattform „Hausverwalter AI" erbringt. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, der Anbieter hat deren Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt.

Für einzelne Leistungsbestandteile — insbesondere Telefonie- und Telekommunikationsdienste — können ergänzende besondere Bedingungen gelten, die im Angebot oder in der Plattformdokumentation als Vertragsbestandteil bezeichnet werden. Im Widerspruchsfall gehen diese besonderen Bedingungen diesen AGB vor.

Kunde im Sinne dieser AGB können ausschließlich Unternehmer sein, d. h. natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln (§ 14 BGB). Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist die Nutzung der Plattform nicht gestattet.

Vertragsgegenstand ist die mietweise, zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränkte Überlassung der Plattform als Software-as-a-Service über das Internet sowie die Bereitstellung der hierfür erforderlichen Rechenleistung und Speicherkapazität gemäß Angebot.

Die Plattform umfasst zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses insbesondere die folgenden Funktionsbereiche, deren genaue Ausgestaltung sich aus der jeweils aktuellen Produktdokumentation ergibt:

Inbox und Kommunikationsmanagement

Zentraler Posteingang für eingehende E-Mails über angebundene Postfächer, Nachrichten aus dem Kundenportal sowie — soweit aktiviert — weitere Kommunikationskanäle. Jeder Vorgang durchläuft einen definierten Workflow (Eingang → Wiedervorlage → Erledigt) und kann direkt aus dem Vorgang beantwortet werden, inklusive Entwurfsfunktion. Die WhatsApp-Integration befindet sich zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses in der Einführungsphase; ihre Aktivierung sowie etwaige gesonderte Bedingungen werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt.

Telefonie

Die integrierte Telefonie ersetzt die klassische Telefonanlage. Mehrere Rufnummern können angebunden werden; ein- und ausgehende Anrufe erfolgen direkt im Browser mit intelligenter Weiterleitung und Anrufübergabe. Verpasste Anrufe und Voicemails werden automatisch als Aufgabe angelegt; Sprachnachrichten werden automatisch in Text transkribiert. Video- und Audiotelefonie erfolgt über den vom Anbieter selbst gehosteten LiveKit-Server in Deutschland (Hetzner).

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Zentrale Dokumentenablage mit Volltextsuche, OCR-Texterkennung (Microsoft Azure Document Intelligence), Versionierung, Aktivitätsprotokoll, Duplikaterkennung und Verknüpfung zu Aufgaben, Kontakten und Liegenschaften. Zur GoBD-orientierten Ausrichtung regelt Ziffer 5 das Nähere.

Aufgabenverwaltung

Kanban-Boards mit frei definierbaren Spalten und Status (persönlich oder geteilt), Unteraufgaben, Fälligkeiten, Prioritäten, Follower-Benachrichtigungen sowie Board-Automatisierungsregeln (Auslöser → Bedingung → Aktion).

Stammdaten

Verwaltung von Kontakten (Personen und Organisationen), Liegenschaften, Einheiten, Verträgen und Zählern mit Volltextsuche und Synchronisationsmöglichkeit mit führenden Verwaltungssystemen (z. B. iMPower, Casavi).

E-POST und Mitteilungsversand

Versand von Nachrichten wahlweise per E-Mail, physischem Brief (über die Deutsche Post E-POST-Schnittstelle, Druck und Versand durch Deutsche Post) oder Kundenportal — einzeln oder kombiniert. Jeder versandte Brief wird automatisch im DMS archiviert.

Kundenportal

Tokengesicherter Portalzugang für Mieter und Eigentümer. Zugang wird per E-Mail-Einladung gewährt, ist an aktive Verträge gebunden und jederzeit widerrufbar. Über das Portal können freigegebene Dokumente eingesehen und Anfragen gestellt werden, die als Konversation im Posteingang landen.

Interner Team-Chat

Direktnachrichten und Teamkanäle für die interne Kommunikation; Präsenzstatus in Echtzeit; Audio- und Videoanrufe direkt aus dem Chat über den LiveKit-Server in Deutschland.

KI-Agenten und KI-gestützte Assistenz

Konfigurierbare KI-Agenten sowie ein eingebauter KI-Ko-Pilot (Workspace-Agent); Einzelheiten regeln Ziffern 3 und 4.

Für die Beschaffenheit der Plattform ist die im Angebot und in der jeweils aktuellen Produktdokumentation beschriebene Funktionalität maßgeblich. Angaben in Marketingmaterialien stellen keine Garantie dar. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform im Rahmen der technischen Weiterentwicklung anzupassen; wesentliche, den Kunden nachteilig betreffende Änderungen des Leistungsumfangs werden dem Kunden mit angemessener Vorlauffrist in Textform mitgeteilt.

Nicht Vertragsgegenstand sind der Quellcode der Plattform, die Herstellung und Aufrechterhaltung der Internetverbindung auf Kundenseite sowie die Integration mit Drittsystemen, soweit nicht im Angebot ausdrücklich vorgesehen.

Die Plattform stellt mehrere konfigurierbare KI-Agenten bereit. Der Ko-Pilot-Agent (Workspace-Agent) ist ein jederzeit abrufbarer Assistent mit Zugriff auf den gesamten Datenbestand der Organisation; daneben können Inbox-Agenten, die bei Eingang neuer Vorgänge automatisch starten, sowie ein Dokument-Agent konfiguriert werden. Für die inhaltliche Konfiguration der Agenten — Systemanweisungen, Zielvorgaben, Leitplanken und Eskalationsregeln — ist der Kunde verantwortlich.

Jeder KI-Agent lässt sich unabhängig in einen der drei nachfolgenden Modi schalten:

Aus

Der Agent ist deaktiviert; es findet keine automatisierte KI-Verarbeitung statt.

Vorschlag

Der Agent analysiert Vorgänge und erarbeitet Vorschläge (z. B. Antwortentwürfe, Klassifizierungen, Dokumententitel), führt jedoch keine Aktionen eigenständig aus. Jeder Vorschlag erfordert die ausdrückliche Freigabe durch einen Mitarbeiter des Kunden, bevor er wirksam wird. In diesem Modus bleibt der Mensch zwingend in der Entscheidungsschleife (Human-in-the-Loop).

Agent

Der Agent führt Aktionen im Rahmen der vom Kunden definierten Leitplanken und Eskalationsregeln autonom aus. Bei Unsicherheit oder einem konfigurierten Regelverstoß übergibt der Agent den Vorgang an einen Mitarbeiter des Kunden.

Die Aktivierung des Modus „Agent" für einen Agenten stellt eine bewusste Entscheidung des Kunden dar. Der Kunde übernimmt damit die Verantwortung für die Konfiguration, die definierten Leitplanken und die Konsequenzen autonomer Agentenhandlungen. Er ist verpflichtet, Leitplanken und Eskalationsregeln so zu gestalten, dass ein dem Verarbeitungskontext angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist.

KI-generierte Inhalte — einschließlich Antwortentwürfe, Zusammenfassungen, Klassifizierungen, Dokumententitel, Transkripte und ähnliche automatisiert erzeugte Ausgaben — sind technisch produzierte Vorschläge ohne Gewähr auf inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Korrektheit. Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Inhalte vor ihrer Verwendung, Weitergabe oder rechtserheblichen Nutzung auf Richtigkeit und Eignung zu prüfen. Für Schäden, die daraus entstehen, dass der Kunde KI-Ausgaben ohne die geschuldete Prüfung übernimmt, wird auf Ziffer 15.3 verwiesen.

Jeder KI-Agentenlauf wird vollständig protokolliert (Modus, Zeitpunkt, geladene Wissensseiten, eingesetzte Werkzeuge, getroffene Entscheidungen, Eskalationen). Das Protokoll ist im jeweiligen Vorgang für den Kunden jederzeit einsehbar.

Die zur KI-Verarbeitung eingesetzten Sprachmodelle (Microsoft Azure OpenAI) werden gemäß den Nutzungsbedingungen von Microsoft Azure nicht mit Inhaltsdaten des Kunden trainiert. Zur Verarbeitung im BYOK-Modus regelt Ziffer 4 das Nähere.

Der Anbieter stellt die technische Plattform bereit. Für die Einordnung der eingesetzten KI-Systeme nach der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) und die Wahrnehmung der Pflichten als Deployer gemäß Art. 26 EU AI Act ist der Kunde als Verwender der Plattform verantwortlich. Dies umfasst insbesondere die Sicherstellung angemessener menschlicher Aufsicht, die Information betroffener Personen über den KI-Einsatz sowie — soweit einschlägig — die Erstellung und Pflege der erforderlichen Dokumentation. Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage die für die Wahrnehmung dieser Pflichten erforderlichen technischen Informationen und Dokumentationen zur Verfügung.

Im Modus „Vorschlag" trifft die KI keine Entscheidungen autonom; Art. 22 Abs. 1 DSGVO ist in diesem Modus konstruktionsbedingt nicht einschlägig. Im Modus „Agent" ist der Kunde eigenverantwortlich dafür, dass keine vollautomatisierten Entscheidungen getroffen werden, die die in Art. 22 Abs. 1 DSGVO beschriebenen rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen auf betroffene Personen entfalten, ohne dass hierfür eine wirksame Grundlage besteht.

Standard-Modus

Im Standard-Modus werden die KI-Funktionen der Plattform über die vom Anbieter bereitgestellte Azure-OpenAI-Infrastruktur (Microsoft) abgewickelt. Der Anbieter schließt die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen mit Microsoft und ist insoweit Auftragsverarbeiter des Kunden im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Abrechnung der KI-Nutzung erfolgt über das in Ziffer 11 beschriebene Credit-System.

Bring Your Own Key (BYOK)

Die Plattform ermöglicht es dem Kunden, anstelle der vom Anbieter bereitgestellten KI-Infrastruktur einen eigenen Azure-OpenAI-Endpunkt anzubinden (nachfolgend „BYOK-Modus"). In diesem Fall werden KI-Anfragen — einschließlich der hierbei verarbeiteten Inhaltsdaten — unmittelbar an den vom Kunden konfigurierten Azure-Endpunkt übermittelt und nicht über die KI-Infrastruktur des Anbieters geleitet.

Im BYOK-Modus besteht die vertragliche Beziehung für die KI-Verarbeitung ausschließlich zwischen dem Kunden und seinem Azure-Vertragspartner (in der Regel Microsoft Ireland Operations Ltd.). Der Anbieter ist für diese Verarbeitungsvorgänge weder Auftragsverarbeiter noch in sonstiger datenschutzrechtlicher Funktion tätig. Dies gilt insbesondere für:

• die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der KI-Verarbeitung nach der DSGVO, einschließlich der Pflicht zum Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem eigenen Azure-Vertragspartner
• die Einhaltung der Anforderungen nach dem EU AI Act, insbesondere die Deployer-Pflichten nach Art. 26 EU AI Act in Bezug auf den kundenseitig konfigurierten KI-Dienst
• die Vertragsbedingungen des Azure-Anbieters, insbesondere etwaige Einschränkungen der zulässigen Nutzung und Anforderungen an die Verarbeitung besonderer Datenkategorien
• die Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit und Sicherheit des kundenseitig konfigurierten Azure-Endpunkts.

Der Anbieter übernimmt im BYOK-Modus weder Verantwortung noch Haftung für Schäden oder Compliance-Verstöße, die im Zusammenhang mit der KI-Verarbeitung über den kundenseitig konfigurierten Azure-Endpunkt entstehen. Dies umfasst insbesondere Schäden durch fehlerhafte KI-Ausgaben, Datenschutzverletzungen, Verstöße gegen den EU AI Act oder sonstige Compliance-Verstöße sowie Ausfälle oder Sicherheitsmängel des kundenseitig genutzten Azure-Dienstes. Näheres regelt Ziffer 15.5.

Der Kunde ist verpflichtet sicherzustellen, dass sein Azure-Vertrag die Verarbeitung der über die Plattform eingespeisten Datenarten — einschließlich etwaiger besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO — abdeckt, die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen mit Microsoft abgeschlossen sind und die Anforderungen des EU AI Act für den gewählten KI-Dienst eingehalten werden. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einem Verstoß gegen diese Pflichten entstehen.

Die Regelungen dieses Paragraphen gelten ausschließlich für die KI-Verarbeitung im BYOK-Modus. Alle übrigen im Rahmen der Plattformnutzung stattfindenden Verarbeitungen personenbezogener Daten (z. B. Speicherung von E-Mails, Dokumenten, Aufgaben und Stammdaten) unterliegen weiterhin der Auftragsverarbeitungsvereinbarung zwischen den Parteien.

Das in die Plattform integrierte Dokumentenmanagementsystem ist auf GoBD-Konformität ausgerichtet. Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sind folgende Mechanismen implementiert: vollständiges Aktivitätsprotokoll je Dokument (wer, wann, welche Aktion), Versionierung mit Archivierung aller Vorversionen, Soft-Delete mit konfigurierter Aufbewahrungsfrist vor endgültiger Löschung, Rechteprüfung vor jeder Änderung und Löschung sowie kryptografische Integritätssicherung der Dateien mittels Hashwerten (SHA-256). Per E-POST versandte Briefe werden automatisch im DMS archiviert.

Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sind S3 Object-Lock (technische Unveränderbarkeit der in AWS S3 gespeicherten Dateien auf Infrastrukturebene), kryptografische Zeitstempel sowie erzwungene Retention-Policies auf Bucket-Ebene noch nicht aktiviert. Der Anbieter beabsichtigt, diese Maßnahmen im Rahmen der weiteren Produktentwicklung zu implementieren und informiert den Kunden über deren Aktivierung.

Der Anbieter gewährt keine Garantie, dass die Nutzung der Plattform allein die vollständige GoBD-Konformität des Kunden sicherstellt. Die GoBD-Compliance ist ein organisatorisch-technisches Gesamtsystem, das über die reine Softwarefunktionalität hinausgeht. In der Verantwortung des Kunden liegen insbesondere:

die Vollständigkeit der im DMS erfassten und archivierten GoBD-relevanten Dokumente;

die Erstellung und Pflege einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 152 ff.);

die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB);

die organisatorische Sicherstellung der Unveränderlichkeit archivierter Dokumente im Rahmen der Unternehmensorganisation des Kunden;

die Lesbarkeit der gespeicherten Daten über die gesamte Aufbewahrungsdauer.

Dokumente, die in den Papierkorb verschoben werden, werden nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 30 Tage) endgültig gelöscht. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Löschautomatik mit seinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Einklang zu bringen. Eine vorzeitige endgültige Löschung durch den Kunden erfolgt auf seine alleinige Verantwortung.

Der Anbieter stellt die Plattform dem Kunden für die Dauer des Vertrags in der jeweils aktuellen Version über das Internet zum Abruf zur Verfügung. Für den Zugriff sind geeignete Hardware und eine stabile Internetverbindung auf Kundenseite erforderlich; der Anbieter informiert den Kunden über besondere technische Mindestanforderungen im Angebot oder in der Produktdokumentation.

Übergabepunkt für die Plattformleistung ist der Punkt, an dem die Daten das Rechenzentrum des Anbieters bzw. der eingesetzten Cloud-Infrastruktur verlassen. Die Herstellung und Aufrechterhaltung der Internetverbindung auf Kundenseite ist nicht Leistungsgegenstand.

Nach Vertragsbeginn erhält der Kunde die Zugangsdaten für den Administrationszugang. Versionswechsel mit wesentlichen Änderungshinweisen werden dem Kunden rechtzeitig angekündigt.

Der Kunde erhält ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, auf die Laufzeit dieses Vertrags beschränktes Recht, über das Internet auf die Plattform zuzugreifen und sie im Rahmen seines eigenen Geschäftsbetriebs bestimmungsgemäß zu nutzen.

Die Nutzung ist auf die im Angebot festgelegte Anzahl registrierter Nutzer (Named User) beschränkt. Als Nutzer dürfen ausschließlich natürliche Personen mit Klarnamen registriert werden. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte außerhalb des Kundenunternehmens ist nicht gestattet.

Es ist dem Kunden nicht gestattet, die Plattform oder Teile davon zu vervielfältigen, zu veräußern, zu vermieten, unterzulizenzieren oder Dritten außerhalb des Kundenunternehmens zur Nutzung zu überlassen.

Der Kunde räumt dem Anbieter die zur Erbringung der Plattformleistungen erforderlichen Nutzungsrechte an den von ihm eingestellten Daten ein, insbesondere das Recht zur Speicherung, zur Vervielfältigung zum Zweck der Datensicherung sowie zur Übermittlung bei Abfragen über das Internet. Der Kunde bleibt Alleinberechtigter an diesen Daten und kann jederzeit, insbesondere nach Kündigung, die Herausgabe oder Löschung sämtlicher oder einzelner Daten verlangen; ein Zurückbehaltungsrecht des Anbieters besteht insoweit nicht.

Dem Kunden wird Speicherplatz im Umfang gemäß Angebot bereitgestellt. Bei Bedarf kann der Kunde gegen gesonderte Vergütung zusätzlichen Speicherplatz buchen, vorbehaltlich bestehender Verfügbarkeit.

Der Anbieter fertigt automatisierte, regelmäßige Datensicherungen der im System gespeicherten Daten an; die Sicherungen werden an einem innerhalb der EU/EWR gelegenen, von der Primärspeicherung getrennten Speicherort aufbewahrt. Die Wiederherstellbarkeit wird regelmäßig überprüft. Eine ununterbrochene Erreichbarkeit der Plattform schuldet der Anbieter nicht.

Datenverluste sind dem Anbieter unverzüglich anzuzeigen. Im Falle eines von Anbieterseite zu vertretenden Datenverlusts stellt der Anbieter das aktuellste verfügbare Backup wieder ein. Ist der Datenverlust auf eine Handlung des Kunden oder seiner Nutzer zurückzuführen, trägt der Kunde die entstehenden Aufwände.

Unbeschadet der Datensicherungspflicht des Anbieters bleibt der Kunde für die Eingabe, Vollständigkeit und Pflege seiner Daten selbst verantwortlich.

Der Anbieter strebt eine monatliche Verfügbarkeit der Kernfunktionen der Plattform (Inbox, DMS, Aufgabenverwaltung) von 99,0 % außerhalb geplanter Wartungsfenster an. Als Ausfall gilt die vollständige Nichterreichbarkeit der Kernfunktionen; eine eingeschränkte Verfügbarkeit einzelner KI-Features gilt nicht als Ausfall im Sinne dieser Regelung. Ein vertraglicher Anspruch des Kunden auf eine bestimmte Mindestverfügbarkeit wird hierdurch nicht begründet.

Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens sieben (7) Tage vor Beginn in Textform angekündigt und gelten nicht als Ausfallzeit.

Anpassungen, Änderungen und Ergänzungen der Plattform sowie Maßnahmen zur Fehlerbehebung führen nur dann zu einer vorübergehenden Unterbrechung, wenn dies aus technischen Gründen zwingend notwendig ist.

Der Kunde legt über den Administrationszugang Nutzerkonten an. Die Anzahl der aktiven Nutzerlizenzen ist im Angebot festgelegt. Eine Lizenz ist einem Nutzer fest zugeordnet; eine Teilung einer Lizenz auf mehrere Personen ist nicht gestattet. Lizenzen dürfen in begründeten Einzelfällen (Ausscheiden, längere Abwesenheit) auf einen anderen Nutzer übertragen werden; die Übertragung ist zu dokumentieren.

Der Kunde verpflichtet seine Nutzer zur Einhaltung dieser AGB und haftet für Verstöße seiner Nutzer wie für eigene.

Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und unbefugten Zugriff Dritter durch geeignete Vorkehrungen zu verhindern. Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit Zugangsdaten sind dem Anbieter unverzüglich zu melden.

Die Nutzung der KI-Funktionen im Standard-Modus (Ziffer 4.1) wird über ein Credit-System abgerechnet. Credits werden pro Organisation (nicht nutzerbezogen) vergeben und entsprechen einem vom Anbieter festgelegten Token-Volumen. Die aktuelle Credit-Tabelle ist in der Plattformdokumentation und im Angebot ausgewiesen.

Die Kreditnutzung wird im Kreditkonto der Organisation protokolliert und ist für den Kunden jederzeit einsehbar. Jede Token-Nutzung ist dem jeweiligen KI-Lauf zugeordnet.

Der Kunde kann ein monatliches Credit-Budget festlegen. Bei Erreichen des Budgets werden KI-Funktionen automatisch gesperrt, bis der Kunde das Budget für den laufenden oder den Folgemonat anpasst.

Im BYOK-Modus (Ziffer 4.2) fallen für die KI-Verarbeitung keine Credits beim Anbieter an. Die Abrechnung der KI-Nutzung erfolgt ausschließlich zwischen dem Kunden und seinem Azure-Vertragspartner.

Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich für rechtmäßige Zwecke zu nutzen und keine Daten zu verarbeiten, die gegen geltendes Recht, behördliche Auflagen oder Rechte Dritter verstoßen. Erkennt der Kunde eine Rechtsverletzung, informiert er den Anbieter unverzüglich und unterbindet den rechtswidrigen Zustand.

Der Kunde stellt sicher, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten über die Plattform — insbesondere besonderer Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO — eine wirksame Rechtsgrundlage nach der DSGVO besteht.

Der Kunde ist verpflichtet, einzustellende Daten und Dokumente auf Viren und schädliche Komponenten zu prüfen und dem Stand der Technik entsprechende Schutzmaßnahmen einzusetzen.

Der Kunde stellt die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite sicher (insbesondere ausreichende Internetbandbreite und stabile Verbindung). Beeinträchtigungen der Plattform, die auf unzureichende kundenseitige Infrastruktur zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten des Anbieters.

Bei Störungen oder Fehlfunktionen informiert der Kunde den Anbieter unverzüglich und so präzise wie möglich. Für Fernwartungsmaßnahmen zur Fehlerbehebung gewährt der Kunde dem Anbieter nach Abstimmung den erforderlichen Zugriff.

Der Kunde ist verpflichtet, die Konfiguration der KI-Agenten — insbesondere Leitplanken und Eskalationsregeln im Modus „Agent" — sorgfältig vorzunehmen und regelmäßig auf ihre Angemessenheit zu überprüfen.

Im BYOK-Modus obliegen dem Kunden die in Ziffer 4.5 genannten Pflichten.

Der Kunde stellt den Anbieter auf erstes Anfordern von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer schuldhaften Pflichtverletzung des Kunden im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform entstehen.

Die Vergütung richtet sich nach dem Angebot. Grundgebühren werden monatlich im Voraus in Rechnung gestellt. Für den Eröffnungs- und den Beendigungsmonat wird die Grundgebühr taggenau anteilig berechnet. Zusätzlich während des Monats anfallende Gebühren (z. B. Mehrnutzer, zusätzliche Credit-Pakete) werden in der nächsten Monatsabrechnung abgerechnet.

Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung einmal jährlich entsprechend der Veränderung des Verbraucherpreisindex (VPI) für Deutschland, veröffentlicht vom Statistischen Bundesamt, anzupassen. Eine Erhöhung darf erstmals nach Ablauf von zwölf (12) Monaten ab Vertragsbeginn erfolgen. Der Anbieter kündigt die Anpassung mindestens vier (4) Wochen vor Wirksamwerden in Textform an.

Der Kunde ist berechtigt, den Vertrag im Falle einer Preisanpassung nach 13.3 außerordentlich zu kündigen, sofern die angekündigte Erhöhung den VPI der vorangegangenen zwölf (12) Monate um mehr als fünf (5) Prozentpunkte übersteigt. Die Kündigung muss innerhalb von sechs (6) Wochen nach Zugang der Ankündigungsmitteilung und mit Wirkung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung erfolgen.

Der Kunde ist zu einer über das Angebot hinausgehenden Nutzung nur nach vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform berechtigt. Bei nicht genehmigter Mehrnutzung ist der Anbieter berechtigt, die zusätzliche Nutzung auf Basis der im Angebot vereinbarten Sätze nachzuberechnen.

Der Anbieter leistet Gewähr für die vereinbarte Beschaffenheit der Plattform und dafür, dass der vertragsgemäßen Nutzung keine Rechte Dritter entgegenstehen.

Bei Sachmängeln beseitigt der Anbieter den Mangel nach seiner Wahl durch Fehlerkorrektur oder Bereitstellung einer mangelfreien Version innerhalb einer angemessenen Frist; als Mangelbeseitigung gilt auch die Aufzeigung zumutbarer Umgehungsmöglichkeiten (Workaround).

Der Anbieter ist berechtigt, die Nacherfüllung von der vollständigen Zahlung fälliger Vergütungen abhängig zu machen.

Technische Beschreibungen und Produktdokumentationen dienen der Leistungsbeschreibung und stellen keine Garantien im Sinne des BGB dar. Gesonderte Garantieversprechen bedürfen der ausdrücklichen schriftlichen Bezeichnung als „Garantie".

Gewährleistungsansprüche verjähren nach zwölf (12) Monaten ab Fälligkeit, frühestens ab Kenntnis des Mangels. Ausgenommen sind Ansprüche aus Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Arglist, der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie aus der Verletzung selbständiger Garantien.

Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden sind, ist ausgeschlossen.

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen. Gleiches gilt für Schäden aus einer arglistigen Pflichtverletzung sowie für Schäden nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), d. h. einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Schäden, die daraus entstehen, dass der Kunde KI-generierte Inhalte ohne die nach Ziffer 3.4 geschuldete Prüfung übernimmt oder verwendet, begründen keine Haftung des Anbieters, soweit der Schaden durch eine ordnungsgemäße Prüfung des Kunden vermieden worden wäre.

Für Schäden, die aus der Aktivierung des Modus „Agent" und den daraus resultierenden autonomen Agentenhandlungen entstehen, haftet der Anbieter nur nach Maßgabe von Ziffer 15.1 und 15.2. Schäden, die auf einer mangelhaften oder fehlenden Konfiguration von Leitplanken und Eskalationsregeln durch den Kunden beruhen, gehen zu Lasten des Kunden.

Für Schäden, die im Zusammenhang mit der KI-Verarbeitung im BYOK-Modus entstehen (Ziffer 4), übernimmt der Anbieter keine Haftung. Ausgenommen sind lediglich Schäden, die auf einem vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhalten des Anbieters bei der technischen Integration der BYOK-Schnittstelle in die Plattform beruhen.

Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass die Nutzung der Plattform allein keine vollständige GoBD-Konformität des Kunden begründet (vgl. Ziffer 5.3).

Schadensersatzansprüche des Kunden verjähren nach zwölf (12) Monaten ab Kenntnis des Schadens und der Person des Schuldners, soweit nicht eine gesetzlich längere Frist gilt. Ausgenommen sind Ansprüche nach 15.1.

Der Anbieter ist von der Leistungspflicht befreit, soweit und solange eine Leistungsstörung auf Umstände höherer Gewalt zurückzuführen ist, die nach Vertragsschluss eingetreten sind und die der Anbieter nicht zu vertreten hat.

Als höhere Gewalt gelten insbesondere Krieg, Terroranschläge, Pandemien, Streiks (soweit nicht im eigenen Betrieb organisiert), Naturkatastrophen, gesetzliche Verbote sowie unverschuldete Ausfälle von Strom- oder Telekommunikationsinfrastruktur. Nicht als höhere Gewalt gilt die Nichtverfügbarkeit eines Unterauftragnehmers, sofern der Anbieter zumutbare Maßnahmen zur Risikovorsorge unterlassen hat.

Jede Partei informiert die andere unverzüglich in Textform über den Eintritt und das voraussichtliche Ende eines höheren Gewalt-Ereignisses.

Der Vertrag beginnt mit dem Datum, an dem der Anbieter die Aktivierung durchführt und in Textform bestätigt. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwölf (12) Monate ab Vertragsbeginn. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern nicht eine der Parteien mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres in Textform kündigt.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei wesentliche Vertragspflichten trotz Abmahnung wiederholt verletzt, wenn über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren beantragt wird oder wenn eine Partei den Geschäftsbetrieb dauerhaft einstellt.

Zum außerordentlichen Kündigungsrecht bei Preisanpassungen siehe Ziffer 13.4.

Jede Kündigung hat in Textform zu erfolgen.

Mit Beendigung des Vertrags enden alle Nutzungsrechte des Kunden an der Plattform. Der Kunde kann bis zu sechzig (60) Tage nach Vertragsende die Herausgabe seiner gespeicherten Daten in einem gängigen digitalen Format verlangen. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Daten des Kunden endgültig und unwiderruflich gelöscht.

Soweit der Kunde im Rahmen der Plattformnutzung personenbezogene Daten verarbeitet, ist er Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; der Anbieter ist Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Die Parteien schließen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab; diese ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Im Widerspruchsfall zwischen diesen AGB und dem AVV gehen die Regelungen des AVV für datenschutzrechtliche Fragen vor.

Im BYOK-Modus (Ziffer 4) liegt die datenschutzrechtliche Verantwortung für die KI-Verarbeitung vollständig beim Kunden; der Anbieter ist insoweit nicht Auftragsverarbeiter.

Der Kunde ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten über die Plattform, die Erfüllung der Betroffenenrechte nach Kapitel III DSGVO sowie — soweit einschlägig — für die Einhaltung der Anforderungen des EU AI Act als Deployer im Sinne des Art. 3 Nr. 4 EU AI Act.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist — soweit gesetzlich zulässig — der Sitz des Anbieters (Worms).

Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien ersetzen eine unwirksame Bestimmung einvernehmlich durch eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.